人手不足の中小企業に残る手作業を削減 業務棚卸しから定型作業を再設計する『TASUKUAI』提供開始

ハッピーステート株式会社（所在地：北海道千歳市）は、中小企業の現場に残る定型業務の省力化を支援するAI業務改善サービス「TASUKUAI」の提供を開始しました。
TASUKUAIの詳細を見る:
https://happystate.co.jp/tasukuai
TASUKUAIは、単にAIツールを導入するサービスではなく、現場の業務をヒアリングし、日々発生している手作業を棚卸ししたうえで、AIや自動化をどこに組み込むべきかを設計するサービスです。
対象となるのは、ExcelやGoogleスプレッドシートへの転記、見積書・請求書などの書類作成、紙資料やPDFからの情報整理、メールや申込情報の確認、定型的な集計作業などです。既存の業務フローを大きく入れ替えるのではなく、現在使っている資料やツールを活かしながら、現場に残る手作業を段階的に削減していきます。
運用原則は「AIは使う。決断は渡さない。」
転記や下書き、整理、集計などの定型作業はAIや自動化に任せ、金額の最終確認、顧客対応、例外処理、社内承認などの判断は人間が担う形で設計します。

画像 : https://newscast.jp/attachments/Q2CgEyScrLkiuGUbeJCl.png

背景

人手不足が深刻化する中小企業の現場では、毎月・毎週発生する定型業務が、限られた人員の時間を圧迫しています。デジタル化が進んでいるように見えても、実際の業務フローには次のような【手作業のつなぎ目】が残っています。
・見積書、請求書、明細書を毎回手作業で作成している
・ExcelやGoogleスプレッドシートへの転記を人が行っている
・紙資料やPDFを見ながら、別のシステムへ手入力している
・問い合わせ、申込、注文情報を担当者が転記して整理している
・報告書、日報、週報の作成に時間がかかっている
・複数のツールや資料の間を、人がコピー、貼り付け、確認でつないでいる
・定型業務に時間を取られ、判断業務や顧客対応に手が回らない
・生成AIやクラウドツールを契約したが、実際の業務フローに組み込めていない

画像 : https://newscast.jp/attachments/OynX63JlvQ6GPSrNgGOf.png

TASUKUAIの特徴

TASUKUAIの特徴は、AIの導入そのものではなく、業務を減らすための設計から支援する点にあります。
主な特徴は以下のとおりです。
● 現場ヒアリングによる業務棚卸し
● 定型業務、確認作業、転記作業の可視化
● AIや自動化を組み込む範囲の設計
● Excel、Googleスプレッドシート、PDF、メールなどを活用した小規模な業務改善
● OCR、生成AI、Google Apps Scriptなどを必要に応じて組み合わせた業務補助
● 人間による最終確認を前提にした運用設計
TASUKUAIでは、AIにすべてを任せるのではなく、人間が確認・判断すべき部分を残したうえで、転記、整理、下書き、集計などの定型作業を減らすことを重視しています。

対象となる業務

TASUKUAIでは、次のような業務の省力化を支援します。
TASUKUAIの詳しい内容:
https://happystate.co.jp/tasukuai

画像 : https://newscast.jp/attachments/EzVQtqUwkPLlfZ3spaye.png

運用原則

TASUKUAIでは、「AIは使う。決断は渡さない。」を運用原則としています。
・AIや自動化に任せるもの：転記、整理、下書き、集計、読み取り、書類作成補助、既存SaaSへの入力前の情報整理などの定型作業
・人間が担うもの：金額の最終確認、顧客への対応判断、例外処理、社内承認、責任を伴う意思決定
人間の確認を前提に設計することで、現場の担当者がより重要な判断業務や顧客対応に時間を使える状態を目指します。
現場の定型処理・転記・確認作業の省力化を支援します。

画像 : https://newscast.jp/attachments/bERwOTw5iAxyHpjXIXrJ.PNG

TASUKUAI導入のプロセス

TASUKUAIは、いきなり大規模なシステム導入を行うのではなく、ヒアリングによる業務棚卸しから始めます。現場に残る手間業務、各種資料、報告書、Excel、PDF、メール処理などを確認し、効果の大きい定型作業を絞り込んだうえで、段階的に改善します。
1. 業務ヒアリング
2. 現場業務の棚卸し
3. 手作業のつなぎ目、ボトルネックの可視化
4. 削減・省力化できる定型作業の特定
5. 自動化・AI活用範囲の設計
6. OCR、GAS、スプレッドシート、生成AIを組み合わせた仕組みづくり
7. 1業務だけのミニ自動化、またはプロトタイプ制作
8. 現場テスト
9. 運用ルールの作成
10. 導入後の改善伴走
現場の状況に応じて、必要な範囲から段階的に導入します。業務フローに組み込むことで、削減時間、ミス削減、処理件数、担当者負担などを成果指標として確認しやすい点も特徴です。

開発背景

TASUKUAIは、ハッピーステート株式会社が企業・行政・地域事業者向けに行ってきた企業・行政向け生成AI研修や、中小企業の現場改善支援のなかで見えてきた課題をもとに設計しました。これまでに実施した生成AI研修・講座は累計100回を超え、延べ600名以上の受講者に生成AI活用を伝えてきました。
研修と現場支援の現場では、「AIの使い方は理解できても、自社のExcelや見積業務にどう組み込めばよいか分からない」「結局、人が手作業で転記している」という声が少なくありませんでした。
TASUKUAIは、こうした現場課題を踏まえ、AIの操作研修だけでなく、ヒアリングによる業務棚卸し、定型作業の再設計、既存の業務フローや既存SaaSへの入力前後の作業改善までを支援対象に含めるサービスとして開発しました。
開発には、生成AI研修や企業向けAI活用支援を行ってきた上田良江が関わり、必要に応じてAIエンジニアと連携しながら技術面の確認を行っています。研修・現場支援で蓄積してきた知見が、TASUKUAIの設計の根拠となっています。
企業・行政向け生成AI研修の実績:
https://happystate.co.jp/sapporo-ai-kigyo-kensyu
中小企業向けAI導入支援の内容:
https://happystate.co.jp/ai-introduction-support-hokkaido

代表コメント

ハッピーステート株式会社 代表取締役 上田寿明のコメント:
「中小企業の現場には、Excel転記や見積作成、確認作業など、まだ多くの手作業が残っています。生成AIを導入しても、これらが減らなければ現場の負担は変わりません。
TASUKUAIは、AIを使うこと自体を目的とするのではなく、業務を減らすためにAIや自動化を組み込むサービスです。人が担うべき判断と、AIや自動化に任せられる定型作業を切り分けることで、担当者が確認、判断、顧客対応に集中できる環境づくりを支援していきます。
人が不要になる自動化ではありません。人が判断と顧客対応に集中するための自動化です。人手不足が進むなかで、現場の人たちに、判断・対話・改善・創造の時間を取り戻していきたいと考えています。」

今後の展開

北海道千歳市を拠点に、札幌圏を含む道内中小企業向けの業務改善支援を順次拡充していきます。今後は業種別・職種別の自動化モデルを整備し、製造、建設、医療・介護、士業、自治体・行政、NPOなどの現場特性に応じたパッケージを展開予定です。
導入前の判断材料として、企業ごとの定型業務削減余地を可視化する業務改善簡易診断ツールも無料で提供しています。
無料業務改善簡易診断ツール「5分で可視化」
https://happystate.co.jp/aidiagnosis

会社概要

会社名：ハッピーステート株式会社
所在地：北海道千歳市
事業内容：生成AI研修、AI導入支援、AI業務改善支援、Web集客支援、ホームページ制作、SEO支援
公式サイト：https://happystate.co.jp/

お問い合わせ

TASUKUAIの導入相談、業務改善・自動化支援に関するお問い合わせは、ハッピーステート株式会社公式サイトのお問い合わせフォームより承ります。
TASUKUAIの詳細を見る:
https://happystate.co.jp/tasukuai
お問い合わせ:
https://happystate.co.jp/contact