ここぞという時に活用! ビジネスパーソンのための業務集中術

2019年7月3日 19:01

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 締め切り間近の重い企画書、重要なプレゼン前の提案書作成など、集中力MAXで対応したいシーンがビジネスマンには度々あります。内容を整理したり、気合いでの乗り切るのも良いですが、仕組みを活用して乗り切るのも効果・期待値が大です。

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 私はそんな時には、「ポモドーロテクニック」を活用したり、他者と刺激し合う「作業ソン」の開催で乗り切ったりしています。

 この2つのテクニックによる「時間配分術」や、「他者との間接的な共創術」についてご紹介します。

■ポモドーロテクニック

 ポモドーロテクニックとは、「25分間作業をし、5分間休憩」。このセットを4回繰り返し、長めの休憩を取る、というものです。

 人が集中できる時間について、15分周期という話があります。15分、30分、45分、60分、90分など。小学校の授業は45分ですし、大学の授業は90分ですね。集中力のMAXが90分という説もあります。

 ちなみに、ポモドーロとはイタリア語でトマトのこと。ポモドーロテクニックを考案したのは、イタリアのフランチェスコ・シリロというコンサルタント。5分刻みで最も集中力が保てる最適な時間を計測したところ、「25分」という結果になったそうです。

 作業がノリノリになって、没入・没頭できている時に25分で無理やりストップがかかったら、やりにくさを感じるかもしれません。しかし25分で作業をぶった切り、「作業を再開したい欲求」を限界まで高めながら5分休憩してから、作業再開をすると、ロケットスタート状態で25分を開始でき、作業効率はさらに高まるそうです。

 試してみると、25分というのはあっという間です。「1ポモドーロ=25分」で考え、「この作業は何ポモドーロでできるか?」と試算しながら取り組むと、時間力を養うことにも繋がります。

■作業ソン

 この言葉を聞いたことがある方は、あまりいないかと思います。Webライターの「佐々木ゴウ」さんという方が提唱し、実践されているもので、シンプルにいうと「共同自習会」です。

 「ハッカソン」や「アイデアソン」は聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。どちらの語尾にもある「ソン」とはマラソンのソン、共同で、ある程度のロングランなターム(半日から数日)で何かを行う為です。

 ハッカソンとは、3-4人のチームでソフトウェアのプログラミングなどを1-2日ほど集中して共同で行い、プログラムのプロトタイプを完成させるもの。アイデアソンも同じく、半日・1日ほどチームでテーマに対するアイデア出しあい、アクションに踏み出せるようなアウトプットを生み出すものです。

 一方、作業ソンはハッカソンなどのように、チームを組んで皆と何かを作り上げるというものではありません。個々にそれぞれがしたい課題や業務を持ち寄り、会の開始前に「今日はこの作業を終える」と宣言、スタートしたら黙々と作業を個別に行うというものです。黙々と作業をしている同志を目の当たりにして、刺激を受けながら、作業を進めます。

 作業ソンでも、先ほどご紹介したポモドーロテクニックを使います。5分休憩時に自分の取り組みで、人に意見が聞きたいことなどを話したりもします。

 3-4ポモドーロ終えた後、作業結果をシェアして終了。アウトプットを見せ合ったりして、フィードバックをもらったり交流を深めたりもします。

■テクニックの使い分け

 私の場合、通常の作業については、ポモドーロテクニックを使ってこなしています。タイマーはスマホの時計でも良いですし、キッチンタイマーでも良いのですが、ポモドーロタイマーのスマホアプリもあります。何個かあるのですが、私は「Focus To-Do」というアプリの有料版(240円)を使っております。このアプリは単純なタイマー機能に加えて、タスク管理や効果測定もできるのでとても便利です。

 そして、重要だけど緊急でない作業(内省やスケジューリング、読書など)、種まき的な作業について、作業ソンを主催して行うことが多いです。作業ソンの場合、最小で2人からできますので、共に高め合う仲間を数人確保しておくと便利です。

 ポモドーロテクニックや作業ソンについて、慣れるまでは集中力高まった後の疲労感もかなりありますが、アウトプットの磨かれた感もとても強いので、習慣的に行ってみることをオススメします。(記事:福島だいすけ・記事一覧を見る

著者プロフィール

福島 だいすけ

福島 だいすけ コミュニケーションデザイナー/半農ライター/古民家 宿 経営

埼玉県比企郡ときがわ町在住。吉本興業、名古屋テレビで、WEB・イベントを活用したファンマーケティング事業を担当。その後、東日本大震災を契機に医療業界へ転身し、病院や医療クライアントと患者を繋ぐメディアの立ち上げや編集に従事。

2016年独立。「表して、つなぐ」コミュニケーションデザイナーとして、自治体や地元企業の地域課題解決事業を、起業支援施設と連携して推進。2018年8月より古民家を改修してインバウンド向けの宿泊事業を開始。

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