[仕事術]名刺整理で時間節約

　名刺をもらう機会はたくさんあると思いますが、それをデスクの上に置いたままにしていたり、引き出しの中に突っ込んだままにしていませんか。筆者のクライアントの中にはどんなにハイテクに精通して見えても、名刺の管理が時間管理のネックになっている人がいます。

　多くの場合、仕事のツールとして、クライアントが紙を使っていようが電子機器を使っていようが、複数の手段を組み合わせずにどちらか一方の手段を用いていれば、それでいいと思っています。その理由を、予定管理を例にとってみてみましょう。たとえば、紙とアウトルックのカレンダーを両方とも使っているとします。この場合、ひとつ予定を入れるたびに、もう一つのカレンダーにもその予定を入れ忘れないようにしなければなりませんが、いつかどちらかに何かを記し忘れるのが落ちでしょう。

　しかしながら名刺の場合は、ソフトウェアプログラムに登録することを強くお勧めします。そのほうが誰かを探すのにずっと簡単だからです。もし、下の名前や職種しか思い出せなくても、パソコンで検索すれば探し出せます。そうしていなければ、どの書類の山に紛れ込んだのかとか、何かの本に挟んだのかと、カードのありかを思い出そうとしなければなりません。ここで、必要以上に時間を無駄にしてしまうことになります。

　お使いのシステムにカードを登録するには、カードスキャン（CardScan）を使うと、一般的にはもっとも速く取り込むことができるでしょう。その小さなスキャナーがあれば、カード上のすべての情報がソフトウェアの適切な場所に収められますし、あとでグループメモや個人メモを付け加えることもできます。さらに、カテゴリーで分けることもできるのです。

　また、別の解決策もあります。長期に使用するにはおすすめできませんが、出張中や複数の会議が相次ぐときなどには重宝すると思われます。それは、コンタクト・キーパー（ContactKeeper）が発売した製品シリーズで、名刺とノートをまとめて綴じておくことができるものです。この紙ばさみには、各ページに名刺用の差し込み口があり、その下にメモや今後の活動などを書き込むことができるようになっています。サイズは3段階そろっています。名刺の裏にメモを走り書きするより、ずっと効率的です。

　この製品は、顧客との打ち合わせ先でもスマートに見えて問題がありませんし、カードやメモの内容をパソコンの連絡先管理用のソフトウェアプログラムに簡単に移し替えられるように整理されているので、何日も何週間もあとになって記憶をたどって会話の内容を確認する必要もありません。

　その方法がどんなものであれ、名刺の山は取り除くようにしましょう。そのままにしておくと非効率的で、すぐデスクの周りに溢れてしまいますから。これは職場整理の大きな一歩です。