退職の悩み

退職の伝え方!伝える内容・理由の説明には注意が必要

退職意思を伝えるのは、非常に神経を使うものですね。仕事を辞めたいと切り出すのは、何となく後ろめたさや気まずさもあるのも当然です。退職するにはどのような伝え方だと比較的問題なく話が進むのか関心が高いでしょう。

この記事を読んでいただくと、退職の伝え方の基本マナーや退職理由のポイントが分かります。同じ伝えるにしても言い回しや注意点を把握しておくだけでも、上手く退職が進むようになるのです。退職の伝え方に困っている方は、ぜひお役立てください。

退職代行マイスターのプロフィール画像
案内人
退職代行マイスター 
久米村大地

『退職希望者』と『退職代行業者』の懸け橋になることを目標に本プロジェクトを立ち上げる。自分たちの退職時の経験から悩みに寄り添い、安心して利用できる退職代行業者のみを紹介する。

使いやすさNo.1 退職代行ランキング

退職を伝えるときの基本マナー

退職を伝えるときには、相手・場所・時間など基本的なマナーを意識をしておくのが非常に大切です。

まずは「直属の上司」から話す

退職の意思を伝える相手は、直属の上司です。会社の規模次第では、直属の上司が社長になるケースもあるでしょう。

直属の上司よりも上の人に話してしまうと、直属の上司の管理が問われるなどトラブルが発展する可能性が出てきます。さらに同僚に話した場合は、確定していない話が社内で広まってしまう恐れもあるため注意が必要です。

直属の上司に伝えると決めたら、先方のスケジュールを考慮しておくのも忘れないようにしてください。

1ヶ月半前までに伝えるのが理想

退職意思を伝える時期は、就業規則を確認した上で1ヶ月半までに伝えるのが理想です。もし就業規則で「退職の意向は2ヶ月前に伝える」と記載されていても法的な効力はありません。

実際に、民法では退職の意思を伝えてから2週間経過すれば退職が成立すると決められています。

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)第六百二十七条

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用:e-Gov法令検索

ただ、雇用形態や給与形態によって2週間前の申告では退職が成り立たない場合もあるので注意が必要です。たとえば、日給の雇用なら2週間前、月給の雇用なら月の前半までに伝えるなど時期が違って来ることもあります。

1対1で話せる場所を選ぶ

次に、具体的に退職を伝える場所を決めておきます。1対1で話せて外部に聞こえない安心な場所を探してみましょう。人の出入りがあると話に集中ができませんし、社内の片隅だと外部に漏れてしまう不安があり落ち着いた環境とは言えません。

会議室のほか、普段使われにくい部屋を想定しておくのがおすすめです。

特別な理由がない限りは直接申告する

退職意思を伝えるマナーは、直接申告するのが基本です。これまでお世話になった職場だけに、やはり顔を合わせて明確に伝えるのが社会人として適切とされています。

ただ、病気による治療や入院、家族の介護、出社できない強いストレスを抱えているといったやむを得ない事情がある場合には、電話でも可能です。

退職理由を伝えるときのポイント

ここからは、退職の伝え方で大事なポイントとなる退職理由をどんな風に発言するのかを解説します。ポイントを抑えておけば、気持ちの面でも負担が軽くなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

お詫びから切り出す

退職は、会社の運営にとって新しい人材を確保するなどの負担をかける場合もあります。まずは、お詫びの気持ちを示すため「突然、お時間をとっていただき申し訳ありません」と切り出しましょう。

その後、退職の決意が固いことをはっきりと伝えます。「退職を考えている」「退職を相談したい」ではあいまいに伝わってしまう可能性が高いからです。

気持ちを落ち着かせる

退職の申し出は非常に言いにくいものです。特に、普段から怖い存在の相手に言うのならなおさら緊張してしまいますね。そんな重圧のある雰囲気の中で、退職を伝えようとするあまりに強く言おうとするばかりに強い口調になってしまう可能性もあります。

穏便に伝えるためには、緊張感をほぐすのがとても大事なポイントです。深呼吸や背伸びをしてできるだけ気持ちを落ち着かせてから部屋に入りましょう。

感謝の気持ちも忘れない

退職意思を明確に伝える点だけを強く伝えてしまうと、上司には自己都合ばかりを押し付けていて一方的だと不快な印象を与えかねません。これまでの勤務してきた中での感謝の気持ちを伝えましょう。
たとえば、研修で指導をしてもらったこと、一通りの業務を覚えられたことなど勤務年数に関わらず、具体例を挙げて伝えることです。

感謝の気持ちを素直に伝えれば、会社への恩を感じているのだと分かり退職に耳を傾ける姿勢になるでしょう。

本音と建前を使い分ける

退職を決意した理由は、自分や家族にやむを得ない事情がある以外では、今の会社に不満があるからでしょう。退職するのだから、この際不満を伝えておこうと思う人も多いでしょう。

しかし、不満を伝えると考えが甘いと叱責される、処遇を改善するといったケースに陥ってしまいがちです。こうなるとさらに険悪なムードになり、上手く進みそうな退職の話も決裂してしまうこともあります。

前向きな理由を建前にして伝えれば、申出に歩み寄る姿勢を見せてくれやすくなるので退職を早く完了しやすくなることも多いのです。

「一身上の都合」で押し通さない

退職理由で使う「一身上の理由」ですが、これは「会社の都合」以外の理由なら本来ならすべて通用します。したがって、細かい理由を伝える義務はありません。

しかし、現実的に申出をしていると具体的な理由を聞かれることもありますね。そのような時には「結婚や家庭の事情」「体調を壊した」と答える方が多くなっています。

家庭の事情だと答えると、配偶者や親、子供といろんな理由があり会社がさらに踏み込みにくい理由だと推測しそれで通用します。「一身上の都合」でさらに聞かれた時には、家庭や体調などの事情をあげることもあり得ると考えておきましょう。

不平や不満は退職理由にしない

実際の退職理由では「人間関係が悪い」「評価や人事への不満」「給与が安い」など不満や不平が上位に来ています。一方、先ほどお伝えした「家庭や体調の事情」は下位となっているのが現実です。

本音を退職理由にしていない結果になっているのは、本音を伝えると心象が悪化して退職が遅れてしまうなどのデメリットがあるためです。面倒なことを避けるためにも、不平や不満は退職理由にしない方が希望通りの退職にしやすくなります。

何て伝えればいい?退職を伝える際の例文

実際に、退職をする際には状況によって言い方が異なります。事情によって以下の例文を参考にしてください。

新しい職場で働きたいとき

新しい職場で働きたいとき(転職)の場合を想定した例文を紹介します。転職となると言いにくい部分も多いですが、挑戦意欲を上手く伝えるのがポイントです。

例文:スキルアップのため

急なことで申し訳ありません。会社を退職したいと考えております。未熟な私を育ててくれた会社には、感謝の言葉しかありません。

しかし、将来を考えてみたとき、新しい環境に挑み自分の能力をさらに高めたいという気持ちが強くなりました。誠に身勝手ですが、よろしくお願いいたします。

例文:新しい分野へ

以前から、未経験の分野への仕事に興味を抱いていました。

現在の仕事にやりがいを感じてはいるものの、新しい分野に挑戦したいという思いは深まるばかりです。

家庭の事情があるとき

家庭の事情として「結婚」「介護」を例に挙げてみました。短い文章ではありますが、参考にしてみてください。

例文:結婚のため

この度、私事ではございますが結婚することとなりました。相手の転勤に伴って転居することにしました。これまで育ててくれたことには感謝の気持ちしかありません。

例文:介護のため

家族が高齢となり介護を余儀なくされ、この度、実家へ帰ることとなりました。長きにわたり私をご指導くださったことに深くお礼申し上げます。

病気・入院が必要になったとき

ここでは自身の入院療養が必要になった場合の例文を紹介します。どんな状態なのか、今の状況も一緒に伝えるのがポイントです。

例文:入院療養

私事ではございますが、健康状態が悪化してしまい入院療養が必要となりました。これまで、お世話になりながらこのような理由で継続できなくなり誠に申し訳ありません。このままでは業務の継続が困難だと考え、退職を考えております。

伝えるのが難しいときは「退職代行」もおすすめ

退職意思を伝えるのが、難しいときには「退職代行」という方法もおすすめです。中には、上手く伝えられなくて退職の話をしたことが噂になり、さらにストレスが強まる可能性もあります。

「会社を辞める」意思を伝えるのは、何も本人だけしかできないわけではありません。あなたに代わって退職を進めてくれるシステムがあると知っておくだけでも、いざという時に心強い味方になってくれます。

https://td-meister.jp/885

退職は伝え方のコツを抑えれば上手く行く

退職を伝えるのには、確かに言い出しにくさや後ろめたさがあり簡単なことではありません。

退職は、自分のこれからを切り開くための大切な一歩です。退職を伝える際にはコツさえしっかり心得ておけば、意外と上手く行くと知り工夫して進めてみましょう。

厳選!おすすめ退職代行サービス
  • 退職代行ニチロ―

    退職代行ニチロ―
    ニッチローさんがイメージキャラクターを務める日本労働調査組合が運営。労働組合であり、法の御三家である弁護士、社労士、税理士が顧問に入っているため安全性が非常に高いのが特徴。
  • 退職代行ガーディアン

    退職代行ガーディアン
    東京労働経済組合(TRK)が運営。労働組合法人が運営しているため企業との交渉ももちろん可能、あなたの状況や意向に基づき円満退職に導いてくれます!
  • 退職代行SARABA

    退職代行SARABA
    退職代行SARABAは『株式会社スムリエ』と労働組合である『退職代行SARABAユニオン』がタッグを組んだ退職代行サービスです。
関連記事