[仕事術]メールのデジャビュをなくす:よく使う内容はテンプレート化しよう!

2012年1月20日 01:27

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生産性の観点から考えると、同じ作業を何度も繰り返すことはできるだけ避けたいものです。一方で、ビジネスパーソンがほとんど同じ内容のメールを日常的に送ることは珍しいことではありません。

生産性の観点から考えると、同じ作業を何度も繰り返すことはできるだけ避けたいものです。一方で、ビジネスパーソンがほとんど同じ内容のメールを日常的に送ることは珍しいことではありません。[写真拡大]

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 生産性の観点から考えると、同じ作業を何度も繰り返すことはできるだけ避けたいものです。一方で、ビジネスパーソンがほとんど同じ内容のメールを日常的に送ることは珍しいことではありません。

 私たちが同じような内容のメールを送っているのは、顧客や同僚から同じような質問を受けることが多いためでもあり、また、少しだけ内容を変えて説明しなければならないようなケースが仕事ではよくあるためです。

 こういったメールの対応はしなければならいものですが、毎回その内容を一から書き起こす必要があるわけではありません。同じ情報を何度も何度もタイピングするのは時間の無駄といっていいでしょう。よくある質問や問い合わせに対する回答は、ファイルやテンプレートにまとめて保存しておいて、そこからコピペすればいいのです。

 簡単に内容を編集して送信することができるメールのテンプレートを十分に用意しておくと、1日に1時間、1カ月では10時間もの節約になることもあります。このことを心に留めて、ここでは、今後メールの“デジャビュ”(既視感)を経験することがないように、簡単なメールの管理術を紹介します。

 まず、メールで最も頻繁に取り扱う事柄を調べましょう。恐らくぱっと思いつくのは5個から10個程度ではないかと思いますが、できるだけ多くのトピックを見つけて回答を用意しておくと、これから後に同じ内容をタイピングすることで無駄にしてしまう時間を節約することができます。

 また、質問に対する回答は、随時アップデートしていきましょう。回答内容が今でも適切かどうか、リンクやサイトのアドレス、連絡先の情報は正確かどうかといったことは定期的に確認する必要があります。気をつけないと、古くなった情報でも習慣的にメールしてしまいがちです。

 テキストやワードのファイルに情報を保存している場合は、朝一番にファイルを開き、すぐに使えるように用意しておきましょう。しかしもっといいのは、メールのクライアントソフトのテンプレートとして保存しておくことです。テンプレート化しておけば、アドレスをいれて、少し内容を変えるだけですぐにメールが送れます。

 同じ内容を何度もタイピングしているのは賢明な時間の使い方ではありません。ITの利点を活用すれば、よくある質問の答えは何年も使い続けることができます。

※この記事はKey Organization Systems提供の記事を財経新聞が日本向けに翻訳・編集したものです。

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